Hacia la completa eficiencia y movilidad de la oficina y la organización

Las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) han facilitado cambios en el mundo empresarial y continúan evolucionando a un ritmo vertiginoso.

Para las empresas, se trata de no quedarse en el pasado y perderse las oportunidades que ofrecen las TIC. Tampoco de adquirir las últimas invenciones o lo que pueda volverse una moda. El reto de las organizaciones es, entonces, contar con la asesoría apropiada para decidir cuáles son las novedades tecnológicas que les conviene y cómo implementarlas, tomando en cuenta aspectos como confiabilidad, seguridad, facilidad de uso y la eficacia y eficiencia para los fines previstos.

Pablo Leonardo, experto en tecnología e instructor de The Learning Group, considera que en el cambiante mundo tecnológico la alta gerencia debe buscar actualizaciones cada año –por lo menos-.

En la actualidad hay una gama casi infinita de herramientas que pueden apoyar a la gestión humana dentro de una organización, con múltiples objetivos como apoyar al cumplimiento de metas y a la optimización de tiempo, dinero y potencial de cada departamento.

Leonardo destaca una de estas herramientas en particular, que ofrece muchas facilidades: el portal organizacional. “Imagine tener todos los indicadores de su empresa en un solo lugar, la visión y estrategia de la compañía, las actualizaciones en metas definidas de ventas, comunicados oficiales, calendario oficial, encuestas de satisfacción al cliente interno y perfiles de colaboradores y especialistas”, comenta.

Para explicarlo, pone este ejemplo: un gerente hace un viaje de negocios y se presenta la oportunidad de hacer una buena propuesta. Para tener los mejores argumentos y la información más adecuada para apoyarse, necesita tener acceso a toda una gama de estadísticas. Esto incluye, por ejemplo, indicadores de la empresa del último trimestre de los últimos dos años, en un cuadro comparativo con la competencia. 

En lugar de pedirle un reporte a los distintos departamentos o contactar a cada uno de sus mandos medios para que le compartan la información, el gerente puede conectarse y tener acceso al portal organizacional, que alberga todos esos números, tendencias, encuestas y calendarios de su organización en un solo lugar. Esto permite que pueda tener una “oficina móvil” con todos los temas bajo su control y acceso en cualquier lugar y parte del mundo. 

La tecnología, señala Leonardo, también apoya a automatizar procesos administrativos como solicitud de constancias de ingresos, vacaciones, permisos y formularios para trámites de recursos humanos. 

“La implementación de estas herramientas tecnológicas permiten reducir el tiempo que se dedica a procesos operativos y liberar así más tiempo para que departamentos como el de Recursos Humanos puedan desarrollar habilidades estratégicas dentro de la organización”, comenta.