Ofimática: grandes ventajas –y algunos riesgos– para la alta gerencia

Ofimática se refiere a toda solución, programa o recurso informático que se utilice para automatizar u optimizar el trabajo de oficina. El concepto es amplio y abarca desde una hoja en Excel hasta la utilización de centros de datos para almacenar información.

Pablo Leonardo, gerente de Infoware Guatemala, explica que la tecnología actual permite, literalmente, llevar la oficina a todos lados por medio de la fusión de dispositivos. 

“Hemos migrado hacia un esquema de ofimática como servicio: la información del usuario se sincroniza todo el tiempo hacia la nube y el usuario se mantiene actualizado y con información protegida siempre”, dice. 

Sobre el concepto de la nube se conocen un sinfín de bondades, como el ahorro de costos en infraestructura, mantenimiento, escalamiento y alta disponibilidad. Esta herramienta ofrece la capacidad de aprovechar la tecnología en cualquier lugar y en cualquier momento.

Suena fantástico, pero al momento de tomar una decisión al respecto, los gerentes están (o deberían estar) conscientes no solo cómo y dónde se almacena la información valiosa de sus compañías por parte de los proveedores u oferentes, sino también saber quién tiene acceso a esos datos. 

El reto entonces para la alta gerencia es conocer cuáles son las ventajas que ahora ofrece la tecnología, como la de la nube, pero también estar al tanto de los riesgos que supone. Para ello es necesario no solo revisar sino comprender la gama de ofertas disponibles en el mercado.

Leonardo explica que en Guatemala funcionan muchas compañías que prestan el servicio de centros de datos, pero cada una maneja estándares distintos. “Generalmente en la letra diminuta de los contratos está descrito quiénes van a tener acceso a su información y qué tipo de niveles de servicio ofrecen”, acota. 

El gerente se enfrentará así a las decisiones sobre la ofimática de la compañía. Para ayudarle a tomar la mejor decisión, el experto comparte algunas recomendaciones:

• Capacítese sobre cómo su compañía puede ser más funcional; luego podrá entender cuáles herramientas de ofimática son las más adecuadas para sus necesidades. 
• Si piensa contratar a un proveedor de servicios en nube, busque centros de datos que tengan alternativas definidas para soportar casos de desastre.
• Procure que la compañía que contrate cuente con centros de datos con múltiples geolocalizaciones: existen empresas que ofrecen procesar su información en lugares distintos en el afán de buscar flexibilidad o rapidez, pero es siempre necesario asegurar la integridad de la información y saber cómo se mueve y a dónde. 
• Analice varios proveedores; generalmente las grandes compañías como Google y Microsoft tienen socios locales que pueden ofrecer precios competitivos y diferentes niveles de servicio.
• Revise el cierre de los años fiscales de cada grupo de proveedores, pues generalmente ponen en oferta sus servicios. 
• Busque casos y referencias: hay compañías en Guatemala que ya migraron a estas plataformas y documentan los casos de éxito en los sitios web de los proveedores. Esto servirá para tener retroalimentación sobre cómo le ha funcionado esta tecnología a otras empresas. 
• Antes de tomar una decisión, busque por lo menos tres referencias de proveedores diferentes para evaluar y diferenciar sus ventajas, opciones y características de seguridad. 
• De nuevo, infórmese sobre estas nuevas tecnologías y busque cursos que le permitan tener una visión más general del negocio que maneja y cómo estas herramientas pueden apoyarle.